QuickBooks
Sincronización de clientes, facturas, cobros y pagos. El estado financiero de cada cliente visible desde su expediente, sin re-capturar datos ni conciliar a mano.
Contabilidad ↔ CRM
Conectamos QuickBooks, WhatsApp, calendarios, correo y telefonía a un solo expediente por cliente; configuramos módulos, campos, roles y permisos a la medida de la firma; y dejamos un registro verificable de quién interactuó con cada cliente, por qué canal y qué hizo después.
BW&T Tax, Accounting and Financial Advisors opera sobre dos activos: la precisión de su información y la confianza de sus clientes. Hoy la contabilidad vive en QuickBooks, la conversación en WhatsApp y en los teléfonos del equipo, las citas en calendarios personales y el seguimiento en la memoria de cada quien. TADEUS™ conecta todo eso a un solo expediente por cliente, con módulos y campos diseñados para la firma, permisos por rol y una bitácora verificable de cada acción.
WhatsApp, mensajes de texto, llamadas y correos ocurren en el dispositivo de cada persona. El historial completo del cliente no existe en un solo lugar.
Cuando un cliente pregunta “¿quién me atendió?” o “¿quién autorizó esto?”, la respuesta depende de la memoria del equipo y no de un registro consultable.
La contabilidad vive en un sistema y la relación con el cliente en otro. Los mismos datos se capturan dos veces y nunca coinciden del todo.
Un CRM de fábrica no habla el idioma de una firma contable: faltan tipo de servicio, entidad, período fiscal, documentos requeridos y fechas límite.
O todos ven todo, o nadie ve lo que necesita. En una firma que maneja información fiscal y financiera, eso no es incomodidad: es riesgo.
Los números de la firma se consolidan en hojas de cálculo cuando alguien tiene tiempo. La dirección termina decidiendo con información vieja.
TADEUS™ no es un chatbot. Tampoco es un agente de IA aislado. Es un ecosistema completo de automatización y orquestación empresarial construido por BIZMASOFT que conecta llamadas, WhatsApp, SMS, correo, calendarios, documentos, QuickBooks y Zoho en una sola capa inteligente, diseñada aquí para operar el ciclo de atención de una firma de impuestos, contabilidad y asesoría financiera.
Conecta clientes, canales, documentos y contabilidad
en una sola infraestructura inteligente y trazable.
Una plataforma. Todos tus canales. Todos tus sistemas. Una sola inteligencia trabajando para la firma y para cada cliente.
Zoho One es una suite de más de 45 aplicaciones empresariales integradas bajo una sola cuenta, un solo login y una sola base de datos: CRM, proyectos, documentos, firma digital, finanzas, analítica y comunicación interna. Ahí está la eficiencia inigualable: BW&T no paga ni integra diez sistemas distintos — y TADEUS™ agrega encima la capa de conexión, automatización y trazabilidad que hace que esas aplicaciones, junto con QuickBooks y WhatsApp, trabajen como un solo proceso.
Una sola suscripción por usuario, todas las aplicaciones incluidas y datos que fluyen sin integraciones frágiles. Zoho One entrega las piezas; TADEUS™ define cómo se conectan — con módulos a medida, permisos por rol, integraciones probadas y bitácora de punta a punta.
Este es el mayor peso de la implementación. Cada integración se configura, se prueba de extremo a extremo y se documenta, de forma que ningún canal ni sistema quede fuera del historial del cliente — y que ninguna información deba capturarse dos veces.
Sincronización de clientes, facturas, cobros y pagos. El estado financiero de cada cliente visible desde su expediente, sin re-capturar datos ni conciliar a mano.
Mensajes enviados desde el registro del cliente, plantillas aprobadas y conversaciones archivadas en el historial — con el autor de cada mensaje identificado.
Google Calendar y Outlook sincronizados en dos vías: citas con clientes, reuniones de revisión, cierres y fechas límite fiscales, con recordatorios automáticos.
Bandejas del equipo conectadas a los registros: cada correo enviado o recibido queda ligado al cliente y al servicio correspondiente, sin reenvíos manuales.
Llamadas entrantes y salientes registradas desde la central VoIP, con duración, resultado y notas; mensajes de texto enviados y respondidos desde el expediente.
Zoho Sign y WorkDrive: engagement letters, autorizaciones, formularios fiscales y entregables enviados a firma y archivados solos en el expediente del cliente.
Los formularios de accountingbwtba.com crean el contacto ya clasificado y asignado al responsable correcto, con acuse de recibo automático al cliente.
Cualquier otro sistema con API que la firma utilice puede integrarse al mismo expediente, bajo el mismo criterio: probado, documentado y con registro de actividad.
Cada conexión se valida canal por canal con casos reales de la firma y se entrega documentada, para que el equipo sepa exactamente qué hace y qué registra.
Esta propuesta cubre la configuración, la integración y la puesta en marcha del ecosistema. Las suscripciones de Zoho One, QuickBooks, WhatsApp Business API, SMS y telefonía se contratan directamente por BW&T con su proveedor.
Módulos, campos, layouts, listas de selección, validaciones, roles, perfiles y permisos: la configuración típica de una organización, ejecutada con criterio de negocio y no solo técnico.
Este es el punto que BW&T subrayó con más fuerza: la data debe ser verificable. Cada interacción con un cliente —WhatsApp, mensaje de texto, llamada, correo, reunión, documento o acción dentro del sistema— queda registrada en la línea de tiempo del expediente con su autor, su fecha, su canal y su contenido. Nada depende de que alguien recuerde o reporte lo que hizo: el sistema lo registra solo.
Activamos y configuramos el Audit Log, el historial de campos y las líneas de tiempo por registro: quién creó o modificó cada expediente, qué campo cambió, con qué valor anterior, desde qué dispositivo y a qué hora — junto al registro de cada interacción con el cliente en todos los canales. Sin plugins, sin hojas paralelas, sin depender de la memoria de nadie.
* La grabación de llamadas depende de la central telefónica que BW&T contrate y de la normativa aplicable en Florida.
Registro nativo de accesos, creaciones, modificaciones y eliminaciones, con usuario, fecha y origen de la acción.
Seguimiento de campos críticos: valor anterior, valor nuevo, autor y momento exacto del cambio.
Conversaciones, documentos, citas, tareas y acciones de todos los canales en una sola vista cronológica.
Cada registro tiene responsable asignado; cada acción, un autor identificable. Sin zonas grises.
Cuando un cliente reclama, una autoridad pregunta o un colaborador deja el equipo, la firma necesita evidencia, no versiones. La trazabilidad configurada aquí permite reconstruir cualquier caso en minutos: quién lo atendió, por qué canal, qué se le dijo, qué documentos recibió y qué se hizo con su información.
Reportes personalizados construidos sobre los datos reales de BW&T, con envío programado a quien corresponda y tableros en vivo para dirección y responsables. La capacidad de reportería fue un requerimiento explícito: aquí queda cubierta en operación, interacción y finanzas.
Reportes que llegan al correo de quien corresponda: diario, semanal o mensual, sin que nadie los pida.
Tableros por rol: la dirección ve la firma completa; cada responsable ve su cartera.
Avisos automáticos ante vencimientos, expedientes estancados o clientes sin seguimiento.
Una semi-automatización es un proceso estructurado en fases donde una persona interactúa con el sistema a través de botones o acciones simples, y el sistema ejecuta por detrás todo lo que corresponde a esa fase: correos, mensajes, tareas, notificaciones, documentos, facturación y registro de lo ocurrido. Esta propuesta incluye un (1) flujo semi-automatizado, definido junto a BW&T durante la fase de descubrimiento.
Ejemplo de aplicación: el ciclo de atención de un cliente, del primer contacto a la entrega.
Decidir, validar y presionar. Nada de capturar dos veces la misma información ni recordar a quién avisar: la interfaz muestra el botón correcto en la fase correcta.
Correos, mensajes, recordatorios, tareas, documentos para firma, facturación y —sobre todo— el registro de quién hizo cada cosa y cuándo.
El proceso específico se define con BW&T en la Fase 01 del cronograma. Flujos adicionales pueden cotizarse por separado o desarrollarse dentro del plan de soporte mensual.
Cuatro capas operativas trabajando en conjunto, orquestadas por IA — todas dejando registro en el expediente del cliente.
El estándar operativo al que apuntamos una vez integrada y optimizada la plataforma.
* Objetivos de impacto proyectados. Los resultados varían según el nivel de integración, la adopción del equipo y el volumen de clientes.
Cinco bloques entregables, de las integraciones a la adopción del equipo.
Del descubrimiento al acompañamiento post-lanzamiento, con orden y método.
El precio de implementación cubre el ecosistema TADEUS™ completo: todas las integraciones, la configuración de módulos, campos, roles y permisos, la trazabilidad auditable, los reportes automatizados, un flujo semi-automatizado, la capacitación y los primeros 60 días de soporte post-lanzamiento.
Pago único de implementación. No incluye las suscripciones de Zoho One, QuickBooks, WhatsApp Business API, SMS ni telefonía, que BW&T contrata directamente con su proveedor.
Activa al equipo y da inicio a la Fase 01 de descubrimiento.
A la entrega final revisada, antes del primer entrenamiento.
Esta propuesta es válida por 30 días desde su fecha de emisión.
Todas las plantillas, imágenes, logos, documentos y demás contenidos que deban ser automatizados deben ser provistos por el cliente. BIZMASOFT no creará, diseñará, redactará ni generará ninguno de estos elementos como parte de esta propuesta.
Totalmente opcional y sin permanencia obligatoria. Aplica solo si BW&T lo desea, una vez terminados los 60 días de garantía incluidos.
Los paquetes de soporte y optimización mensual no incluyen los costos de consumo de IA. El cliente es responsable de contratar y pagar directamente las plataformas o modelos de IA utilizados, tales como:
BIZMASOFT no entrega el ecosistema y desaparece: los 60 días posteriores a la entrega incluyen soporte técnico, ajustes operativos y acompañamiento en la adopción del equipo, dentro del precio de implementación.
Durante 60 días tras la entrega final, BW&T tiene garantía funcional sobre cada elemento configurado e integrado — más soporte técnico, ajustes operativos y acompañamiento estratégico para la adopción del equipo. Sin costo adicional.
Soporte ante bugs, errores o desajustes detectados durante la estabilización del ecosistema.
Ajustes menores, optimización de flujos y refinamientos de configuración sobre lo entregado.
Monitoreo de cada conexión activa, validación operativa y afinamiento final de los canales.
Apoyo para la adopción tecnológica del equipo y la consolidación de los nuevos procesos.
* Garantía limitada a 60 días post-entrega. Pasado este periodo, aplica cualquiera de los paquetes mensuales opcionales.
Ecosistemas de automatización desplegados en múltiples sectores — de firmas locales a compañías con presencia internacional.
Cada industria corre con su propia lógica, regulación y ritmo. Adaptamos TADEUS™ a los flujos de cada sector — no al revés.
BIZMASOFT nació para hacer accesible la automatización avanzada y la IA a firmas profesionales y locales — sin la fricción ni el costo de los grandes integradores.
En automatización, CRM, software a medida e IA aplicada a negocios reales.
Construimos para que las firmas profesionales compitan con la sofisticación de las organizaciones globales.
Adaptamos la tecnología al negocio — no al revés. Cada implementación es una arquitectura operativa hecha a medida.
Conectar QuickBooks, WhatsApp y calendarios
Un expediente único por cliente
Módulos, campos y roles a la medida
Saber quién interactuó y por qué canal
Reportes que llegan solos
Data verificable y auditable
— Una reflexión final “La automatización ya no es una ventaja opcional. Es, cada vez más, la línea entre las operaciones que escalan… y las que se quedan atrás.”
Esta propuesta es válida por 30 días desde su fecha de emisión. Elige cómo avanzar — aprobarla formalmente o agendar una reunión para resolver cualquier duda.
